各部门、各单位：

学院档案立卷归档工作，是学院的一项重要基础性工作。为做好2018年度各单位档案立卷归档工作，确保各类档案及时、完整、准确归档，根据学院有关档案管理规定，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2018年1月1日至2018年12月31日期间，学院在各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3.以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档流程

1.归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案信息科按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

2.移交手续：归档单位移交档案材料时须填写“档案移交目录表”（附件1）一式二份,交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

三、归档要求

1.立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。归档的文件材料制作和书写材料要利于长期保管，禁止用红、纯蓝墨水、铅笔和圆珠笔等书写，纸张的大小，规格要符合规范，纸张破损须进行必要修补。

2.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项。重要文件材料签字手续要完备，例如加盖单位印章、领导人或经办人签字等，确保归档材料齐全、完整、有效。

3.纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。兼职档案人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。凡属归档范围内的文件材料，任何单位和个人不得拒绝归档、不得私自保存。

移交档案的同时填写移交目录（移交目录模板见附件1）。

4.归档材料的密级确定。

档案密级由归档部门确定，分为公开、内部、秘密、机密、绝密五个级别。涉密文件按文件标注的密级选择；不能公开的档案可确定为“内部”；已通过报刊、网络等形式公布的，或文件内容属于规章制度、表彰性的，或文件形成部门认为可以公开利用的文件可确定为“公开”。档案的密级应在移交目录中标注。

5.2018年以前未归档材料应在档案信息科指导下补充立卷归档。       

四、时间安排

各归档单位做好档案的收集、整理工作，6月18日之前完成档案移交归档工作。

五、其他

请各单位确定一至两名兼职档案员（各系报两名），负责本单位文件材料的形成、收集、整理、保管和立卷归档工作，并于5月10日前将兼职档案员名单(附件2)报到档案信息科。

各单位负责人要高度重视各类文件材料的归档工作，给兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。

在2019年的工作和管理过程中，各单位应按照本单位归档指导目录加强日常档案的整理和收集工作（特别是，上级发到职能部门的文件在留存复印件后应及时送党政办公室，由党政办公室按收文程序进行处理后统一归档；各单位对外签的协议合同应随时送党政办公室，由党政办公室统一归档）。其他未尽事宜请及时与档案信息科联系，电话：2922187，办公地点：1-115。

    附件：1.案卷移交目录.docx
         2.兼职档案员名单.docx